a) Competencia ética y profesional de los directores, administradores y personal superior.

El Directorio está integrado por tres miembros de los cuales ninguno desempeña funciones ejecutivas. La asamblea de accionistas ha tomado en consideración para su designación que todos los miembros verifican requisitos suficientes para la gestión del negocio y el control de los riesgos asociados. El personal superior de la Organización cuenta con experiencia en el gerenciamiento así como con capacitación en las áreas específicas de competencia de la empresa. El Directorio de CONAFIN AFISA actúa en concordancia con el Directorio de su único accionista, Corporación Nacional para el Desarrollo (CND) quien toma conocimiento en sus actas las decisiones tomadas en CONAFIN AFISA.

b) Estructura equilibrada, con una clara definición de roles y responsabilidades.

CONAFIN AFISA, cuenta con el 100% de la descripción de cargos del personal, con la descripción de las tareas y responsabilidades asociadas a cada cargo así como una clara definición de las competencias que se requieren para realizar las tareas asociadas a cada perfil de cargo. El área de Recursos Humanos es tercerizada en el área de Recursos Humanos de la Corporación Nacional para el Desarrollo (empresa propietaria 100% de CONAFIN AFISA).

c) Sistemas de control confiables.

CONAFIN AFISA cuenta con un sistema de control interno que permite enfrentar los riesgos operativos de la compañía y dar seguridad razonable que se alcanzarán los objetivos de la misma. Dicho sistema es revisado y actualizado periódicamente teniendo en cuenta cambios normativas y las necesidades de la Organización en su conjunto.

CONAFIN AFISA se encuentra certificada en todos sus procesos por la norma de calidad ISO 9001:2015, por lo que se realizan actualizaciones periódicas de todos los procesos y procedimientos en función de los requerimientos del negocio y de los nuevos fideicomisos que se administran. Dicha certificación es renovada cada tres años, revisando anualmente todos los procesos de la compañía.

d) Estados Financieros de la Compañía

En los estados financieros de la fiduciaria como en el de cada fideicomiso que tiene a CONAFIN AFISA como fiduciario se aplican normas internacionales de información financiera emitidas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB - International Accounting Standards Board) traducidas al idioma español, y reguladas a través de lo establecido en los decretos 291/04 y 124/11.
CONAFIN AFISA realiza la divulgación al mercado y en especial a sus socios o accionistas, en forma completa, puntual y exacta, de la memoria anual, del informe de la sindicatura y de los estados financieros con la periodicidad que establece la Superintendencia de Servicios Financieros del BCU y las Bolsas en las que actúa.

e) Comité de Auditoría y Vigilancia

La Compañía cuenta con un Comité de Auditoría y Vigilancia de acuerdo a lo requerido por la recopilación de normas del Banco Central del Uruguay. El mismo es un órgano delegado (que depende directamente) del Directorio, al que asesora en las materias de su competencia.
Todos los miembros tienen voz y voto, de acuerdo a los siguientes requisitos:

a) Dichos miembros deben ser designados por el Directorio de la sociedad.
b) Deben mantener independencia respecto de la gestión administrativo financiera directa y gerencial de la sociedad.
c) La mayoría deberá constituirse con personas con formación financiero – contable.
d) Los ingresos de dichos miembros no podrán estar vinculados directa ni indirectamente con los resultados económicos de la sociedad.
e) El Síndico de la sociedad puede formar parte del Comité.

Fue designado con fecha 3 de marzo de 2016 y modificada su integración con fecha 5 de mayo de 2021 está integrado por cuatro miembros de la compañía: tres directores, y el Síndico.

Previsiones de funcionamiento:

• El Comité podrá sesionar válidamente con la mayoría de sus miembros y cumplirá sus funciones con acceso irrestricto al personal y registros relativos a sus funciones.

• Podrá solicitar o requerir la asistencia de miembros de la organización en carácter de invitados a efectos de informarse en profundidad acerca de los temas de su competencia e informar a los mismos acerca de sus conclusiones.

• Solicitará los informes financieros de la sociedad, de Auditoría Externa, de Auditoría Interna y todo otro tipo de documentación necesaria para el cumplimiento de sus cometidos.

• Tomará resolución en aquellas materias de su competencia y asesorará al Directorio en todas aquellas que requieran resolución de dicho órgano.

• Reportará al Directorio el resultado de sus actuaciones, asesoramientos, recomendaciones y sugerencias, como mínimo, en forma cuatrimestral.

• Reportará a la Asamblea de Accionistas en forma anual mediante informe sus principales actividades y hechos correspondientes al ejercicio respectivo, así como las conclusiones y recomendaciones surgidas de su actuación. En las actas de la Asamblea se dejará constancia de la consideración de dicho informe.

Son sus funciones:

• Contribuir a la aplicación y permanente actualización del sistema de gestión y control interno y vigilar el cumplimiento de las prácticas de gobierno corporativo, efectuando las recomendaciones que entienda pertinentes.
• Revisar y aprobar el plan anual de Auditoría Interna, así como su grado de cumplimiento y examinar los informes emitidos por dicha área.
• Opinar sobre el proceso de selección, nombramiento, reelección y sustitución del Auditor Externo o firma de Auditores Externos, así como las condiciones de su contratación.
• Conocer los estados contables anuales así como toda otra información financiero contable relevante.
• Revisar los dictámenes de auditoría externa y evaluar periódicamente el cumplimiento de las normas de independencia de los auditores externos.
• Realizar el seguimiento de las recomendaciones hechas tanto por el área de Auditoría Interna como por los Auditores Externos, en particular, sobre las debilidades de control detectadas, a efectos de asegurar que tales debilidades sean subsanadas en plazos razonables.
• Controlar internamente el cumplimiento de las leyes y reglamentaciones vigentes, de las normas de ética e informar respecto de los conflictos de intereses que llegaran a su conocimiento.

f) Código de Ética

La fiduciaria cuenta con un Código de Ética aprobado por el Directorio en el año 2022, el que ha sido debidamente comunicado a todo el personal y se encuentra publicado en la web de CONAFIN AFISA.
El código de ética de la empresa contempla la privacidad y confidencialidad de la información que debe manejar el personal en el desarrollo de sus tareas, haciendo mención al cumplimiento de normas sobre información privilegiada a que refiere el artículo 246.1 y siguientes de la RNMV.

g) Auditores Externos

CONAFIN AFISA cuenta con Auditores Externos que se encargan de la elaboración y emisión de informes de auditoría y revisión limitada respecto a los estados financieros de la Sociedad, de acuerdo a lo establecido por la Superintendencia de Servicios Financieros del BCU para los fiduciarios financieros.

La firma contratada a tales efectos, debe contar con reconocida trayectoria en el mercado y mantenerse inscripta en el Registro de Auditores Externos del Banco Central del Uruguay; la empresa cuenta a su vez con política de rotación de firmas auditoras, por lo que las contrataciones suelen realizarse en forma anual con un máximo de hasta tres ejercicios.

h) Calificadora de riesgo

CONAFIN AFISA contrata Calificadoras de Riesgos de reconocido prestigio profesional y ético para la emisión de los informes de calificación del fiduciario y los que corresponden a cada emisión y sus revisiones periódicas, que se encuentren inscriptos en el Registro de Calificadoras del Banco Central del Uruguay. Desde 2018 CONAFIN AFISA contrata la calificación de su actividad como fiduciario financiero a calificadoras que cuentan con manuales de calificación específicos para la función inscriptos en el Banco Central del Uruguay.

i) Denuncia o sospecha de fraudes e irregularidades

El Directorio asegura la confidencialidad y tramitación adecuada de cualquier tipo de denuncia o sospecha de irregularidad o fraude que se presente a la sociedad. En tal sentido, instrumentará un procedimiento administrativo adecuado en coordinación con el Comité de Auditoría y el Departamento de Asuntos Legales, pudiendo resolver la formación un Comité de Ética que entenderá en el caso concreto.

j) Comisión de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva.

La Comisión está integrada por el Controller, un integrante del departamento de Asesoría legal y el Oficial de cumplimiento, pudiendo participar otros funcionarios que la Comisión entienda necesarios según los temas del orden del día; reporta directamente al Directorio.
Los cometidos de la Comisión son definidos en el manual de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, entre otros se encuentran las funciones de planificar, coordinar y velar por el cumplimiento de las políticas establecidas por CONAFIN AFISA en referencia a la temática.

La comisión se reúne cada vez que la convoque uno de sus miembros en función del cumplimiento de los cometidos de la misma.

k) Gestión de Riesgos

CONAFIN AFISA cuenta con una Política y procedimientos específicos de Gestión de Riesgos.

La Política de Gestión de riesgos define en su estructura de gestión un Coordinador de Riesgos, responsable del diseño y adecuación de los manuales de gestión de riesgos, así como de dar apoyo y asistencia a los colaboradores de la empresa para la realización de una adecuada gestión de riesgos en sus áreas de responsabilidad.

La Gerencia de CONAFIN AFISA es responsable de informar al Directorio sobre los riesgos, el grado de exposición al riesgo aceptado y la gestión de los mismos. En referencia a reportes, se prevé que se reporte periódicamente al Directorio sobre el estado de los riesgos estratégicos y sus planes de mitigación, así como del funcionamiento del Sistema de Gestión Integral de Riesgos.