Código de Ética
INTRODUCCIÓN
Nuestra visión: Ser referente a nivel nacional en la instrumentación de políticas públicas y participar activamente en brindar soluciones para actores del segmento privado, a través de productos y servicios financieros que fomenten el desarrollo productivo, económico y social del país.
Nuestra misión: Satisfacer necesidades financieras a través del asesoramiento, estructuración y administración por medio de fideicomisos, fondos y otros instrumentos eficientes e innovadores.
Nuestros valores corporativos: buscamos la excelencia, el compromiso, el respeto, la honestidad y la apertura. Trabajamos de forma transparente, con vocación de servicio a clientes, siempre con espíritu de equipo en un marco de alegría. Prestamos asesoramiento a nuestros clientes con lealtad y prudencia.
Nos apegamos a las normas y principios generales derivados del orden jurídico nacional y específicos de la actividad que desarrollamos ya sea directa o indirectamente.
Nuestro comportamiento ético se basa en el respeto, la equidad y la no discriminación por cualquier motivo, sea éste religioso, político, racial, de género o cualquier otro origen.
Nuestro personal aplicará siempre los principios básicos de la Ética, cumpliendo su trabajo y actuando con Probidad; Respeto; Buena fe; Lealtad; Legalidad; Imparcialidad; Rectitud; Idoneidad y Transparencia.
Nuestra actuación y la de nuestros colaboradores se realizarán guiadas por principios éticos y técnicos aplicando políticas de calidad y buscando el mejoramiento continuo de los procesos y procurando el trabajo junto a proveedores y clientes confiables.
ALCANCE:
El presente documento alcanza a jerarcas, empleados, y en un sentido amplio a todas aquellas personas que cumplan tareas o brinden servicios para o en nombre de CONAFIN AFISA, con independencia de la jerarquía y naturaleza de la relación contractual que las vincule con la empresa; a quienes en adelante se denomina como “colaboradores”.
El presente Código estará a disposición del público a través del sitio web de la empresa, y de quienes lo soliciten personalmente.
PROPÓSITO:
Este Código procura sistematizar un conjunto de lineamientos, a los que deberán apegarse los integrantes de la organización, en su tarea cotidiana y en las relaciones humanas, los valores éticos y la misión de la organización. En este sentido se pretende contribuir a la consecución de los objetivos organizacionales sin dejar de expresar a los colaboradores de manera clara y precisa qué conducta se espera que asuman ante determinada situación.
Nuestras acciones se rigen por un conjunto de valores de carácter ético que se aplican a todas las actividades en todos los niveles, considerando cardinales los principios de Buena fe, Probidad y la priorización del Interés de la Empresa.
Configuran pautas de conducta esenciales: La Buena fe, entendida como imparcialidad y obligación de honrar el buen nombre y prestigio de la empresa en todo momento y en todos los ámbitos; la Probidad concebida como el obrar con transparencia, integridad y equidad; y el Interés de la Empresa en el sentido de actuar priorizando siempre este interés por encima del interés individual.
CONOCIMIENTO Y CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS.
Todo colaborador de Conafin Afisa en ejercicio de su función deberá conocer y respetar las normas y regulaciones que rigen la actividad que presta la sociedad, tales como: leyes, decretos, normas generales e instrucciones particulares, en caso que le apliquen, dictadas por la Superintendencia de Servicios Financieros del Banco Central del Uruguay (en adelante BCU) o por cualquier otra área de esa institución en función de los servicios que presta la entidad.
En particular, en caso de infracción a las regulaciones del BCU de las que tenga conocimiento, el colaborador asume el compromiso de informar al Oficial de Cumplimiento de la sociedad, o a las autoridades, acerca de las mismas.
Los colaboradores de Conafin Afisa (autoridades, gerentes y otros), en caso que les aplique, deberán presentar la declaración jurada de bienes e ingresos ante la Junta de Transparencia y Ética Pública, de acuerdo a lo prescripto por la ley 17.060 y la Resolución 3555/2011 de dicho organismo.
En referencia a normas y procedimientos de índole interna deberán aplicarse los mismos. Entre ellos se mencionan los siguientes: el Convenio Colectivo, Reglamentos Internos, Manual de Procedimientos, procedimientos aprobados por directorio y Políticas de Calidad, entre otros.
Cada colaborador debe cumplir con las órdenes o directrices de sus superiores, siempre que estos lineamientos sean legítimos y se encuentren en el ámbito de su competencia, siendo su responsabilidad asegurar la idoneidad para la función que se desempeña, así como la formación para mantener la competencia profesional. Sin perjuicio de ello, la dirección velará por capacitar adecuadamente a su personal en referencia a todas aquellas normas que rigen la actividad de la sociedad.
El personal de la Institución deberá trabajar con la mayor confidencialidad y profesionalidad sobre la información que maneja de su propia Institución, así como de los Fondos de terceros que administra, en un todo de acuerdo con el artículo 246.1 y siguientes de la Recopilación de Normas del Mercado de Valores del BCU.
Los sujetos de este código no podrán valerse de información privilegiada directa o indirectamente en beneficio propio o de terceros, pudiendo utilizar dicha información exclusivamente para el desempeño de sus funciones en la Institución.
CONAFIN y sus colaboradores deberán evitar cualquier práctica o conducta que distorsione la eficiencia de los mercados en los cuales operan.
En particular para el caso de emisión de valores públicos, se establece que los colaboradores no podrán realizar inversiones financieras personales en aquellos valores en que haya intervenido la sociedad a efectos de su emisión o intermediación.
COMPROMISO ÉTICO Y NORMAS GENERALES DE CONDUCTA.
El compromiso y profesionalización de cada colaborador de Conafin Afisa se refleja en el mérito, la capacidad, la vocación de servicio, la eficacia en el desarrollo de la tarea, actuando con responsabilidad, honestidad, respeto, debida diligencia y buena fe, asi como con adhesión a los principios y valores en el trato tanto con terceros como con los propios colaboradores.
Cada colaborador deberá optimizar los tiempos y medios para obtener la mayor calidad de servicio, mostrar un alto grado de responsabilidad por los resultados obtenidos aportando valor por encima de lo esperado, participando así en la consecución de objetivos organizacionales.
Los colaboradores deberán actuar en el marco de las prerrogativas de su cargo; CONAFIN AFISA rechazará las conductas que supongan abuso de derecho, así como también los actos arbitrarios que puedan perjudicar a otros trabajadores, a terceros y/o a la propia empresa, tanto en lo patrimonial como en lo extra patrimonial.
Aquellos con mayores responsabilidades dentro de la organización deberán ser especialmente cuidadosos en evitar conductas como las referidas en el párrafo anterior.
Todo el personal de CONAFIN AFISA deberá presentar una declaración jurada acerca de las actividades laborales, profesionales o comerciales que realiza fuera del marco de la relación laboral con la empresa, para que ésta analice si existe conflicto de interés; el trabajador deberá indicar con precisión el tipo de actividad, naturaleza del vínculo y el nombre de la o las personas físicas o jurídicas con las que se relaciona. La empresa evaluará en cada caso dicha información y adoptará bajo su entera responsabilidad las medidas que entienda correspondan al caso concreto.
En caso que existiera una situación de vínculo laboral, personal, profesional, o comercial, posterior a la emisión de la declaración jurada el colaborador deberá comunicar formalmente dicha situación a su jefe inmediato, para que éste analice si la misma puede acarrear conflictos de interés, en cuyo caso actuará de acuerdo a los lineamientos internos.
Conforme a la misión de CONAFIN AFISA, en tanto se encuentra abocada a la consecución de las políticas o de los fines asignados, se deberá asegurar mecanismos para el control, evaluación y difusión de nuestra gestión.
El compromiso se traduce en:
- el ejercicio de la actividad y en la toma de decisiones en todo nivel, corresponde actuar de buena fe, con imparcialidad, transparencia y rectitud. Asimismo, debe hacerse un uso razonable de las prerrogativas del cargo e idónea administración de los recursos que administra o maneja para lo cual resulta necesario dejar de lado los intereses o utilidades personales o particulares y actuar con lealtad hacia la empresa y la sociedad toda.
- el cumplimiento de los deberes inherentes a la función, desempeñando las actividades con esfuerzo, compromiso y vocación de servicio, y siendo responsables para con la propia formación y capacitación.
- obrar con criterios de transparencia, ecuanimidad y no discriminación, utilizando los medios idóneos para el logro del interés general. Propiciar una legítima competencia en los procedimientos de contratación y procurar alcanzar un adecuado equilibrio entre la necesaria celeridad y reducción de costos.
- desarrollar sobre la base fundamental de que el trabajador existe para el cargo y no el cargo para el trabajador.
- cuidar el nombre y reputación organizacional en todos los ámbitos, tratando con confidencialidad los asuntos que sean conferidos o a los cuales se tenga acceso, considerando el deber de lealtad y reserva.
- utilizar los recursos financieros y activos (propiedad física e intelectual) que la empresa brinda y confía, dándoles un uso apropiado, protegiéndolos y conservándolos, además de darles el destino para los que hubieren sido entregados.
- contribuir al clima de trabajo positivo siendo respetuoso de la diversidad, favoreciendo la sana convivencia, donde el trato sea digno y cuidadoso.
Todo colaborador en ejercicio de su función, deberá tratar con respeto a compañeros, clientes, proveedores y evitar toda clase de desconsideración, conductas verbales o físicas que generen un entorno de trabajo intimidatorio, hostil u ofensivo, o cualquier otra conducta indebida, que demuestra hostilidad hacia una persona o grupo.
Se pone de manifiesto el más profundo rechazo a las conductas de acoso laboral y/o sexual, las que, en caso de presentarse, serán investigadas con la mayor imparcialidad y celeridad, asegurando las máximas garantías a las partes involucradas.
Sin perjuicio del derecho a la libre expresión, en tanto manifestar interés en los asuntos cívicos, políticos y/o sociales, no se podrán desarrollar actividades proselitistas, durante el ejercicio de la función y en el ámbito laboral.
ASPECTOS EMPRESARIALES
1.- Uso del nombre:
Sin perjuicio del derecho humano fundamental a la libre expresión, no se podrá invocar a título personal, el nombre de CONAFIN AFISA, en medios de difusión por ejemplo radio, TV, redes sociales etc.
Para la realización de declaraciones públicas sobre asuntos relacionados con la empresa, se debe contar con el consentimiento de la autoridad competente. En caso de realizar manifestaciones personales de corte político- social – religioso etc. por cualquier canal, las mismas no deberán quedar directa o indirectamente asociadas a la empresa.
El nombre, logotipos, marca, imágenes propiedad intelectual de la empresa, solo pueden ser utilizados con fines empresariales; la definición o modificaciones a estos elementos son propósitos empresariales, no pudiéndose realizar cambios a los mismos sin las autorizaciones correspondientes.
2.- Manejo de información empresarial:
El uso de la información empresarial refiere al tratamiento de la información privada de la empresa, como integrante de su patrimonio.
La información a la que se acceda en ejercicio del trabajo, no puede ser usada para provecho o ventaja personal, de un familiar o de cualquier otra persona, o en detrimento de terceras personas; para lo cual se deberá actuar con discreción, proteger la confidencialidad de la información que haya sido confiada, tanto dentro como fuera del lugar de trabajo; en este sentido solo se podrá compartir información no pública entre colaboradores a quienes les compete el tema y para lo cual estén autorizados. Asimismo, no se deberá ocultar información solicitada o eliminar información, actuando de mala fe.
Es responsabilidad de cada colaborador el cuidar la información que opera. A modo de ejemplo: velando por la reserva de las contraseñas personales, guardando o archivando la información en los lugares establecidos (planillas electrónicas, formularios, expedientes etc.); propiciando la generación de respaldos de la información empresarial en cumplimiento de las buenas prácticas impartidas para la gestión de la información.
3.- Principios de contratación:
Refiere a contrataciones en un sentido amplio, adquisiciones o compras de bienes y servicios, y en general, todos aquellos procesos que impliquen un gasto, o la asunción de obligaciones contractuales por parte de la empresa, o clientes de éste como consecuencia de su actuación.
Todas aquellas personas que de algún modo participen de alguna forma en procesos de contrataciones deberán dentro de su ámbito de acción y dentro de los límites de su competencia, apegarse a los procedimientos establecidos, respetando estrictamente criterios de transparencia, ecuanimidad, responsabilidad y publicidad (cuando corresponda); la selección de los sujetos contratantes deberá procurar que el resultado sea la mejor propuesta.
4.- Disposición de fondos y bienes de la empresa:
Es deber de todos ceñirse a los límites establecidos, obrando de buena fe y con transparencia en la disposición de los gastos; a mayor jerarquía de la posición que se ocupe, mayor la responsabilidad que se asume.
i) Fondos:
Todas aquellas personas que se encuentren vinculadas a la gestión del patrimonio empresarial, esto es que implique operación o custodia de dinero o valores, deberán actuar de forma honesta e íntegra, respetando los procedimientos establecidos y deberán regirse por el principio de “buen administrador” o “administrador eficiente”.
Los fondos deberán manejarse únicamente conforme a lo autorizado, y dentro de los límites de su competencia; asimismo deberá rendir cuenta documentada sobre la gestión de los fondos por él administrados.
En estas actuaciones, cada colaborador deberá regirse estrictamente por las normas legales y empresariales, principalmente con referencia a la autorización y aprobación de los gastos.
La aprobación de un gasto contempla variables que están asociadas a la posición del cargo, monto de la transacción, y el motivo o fundamento del gasto o salida. El marco de actuación o los límites de la competencia para la disposición no está dado únicamente por factores económicos. En un acto en concreto, un empleado puede estar habilitado a la realización de un gasto por encontrarse dentro de los montos que puede aprobar, pero además el motivo y fundamento que impulsa el gasto debe encontrarse dentro los límites de su competencia.
Por su parte, para realizar cualquier tipo de donación o liberalidad, se deberá contar con la autorización correspondiente conforme mecanismos internos, previa fundamentación de la liberalidad.
ii) Bienes:
Los bienes, propiedad física o intelectual que son confiados para el desempeño de actividades deberán ser utilizados únicamente con el destino para el cual fueron conferidos; la disponibilidad de éstos, está dada por los requerimientos de servicio, no pudiendo ser destinados al uso o provecho particular.
Propiedad física refiere a los bienes inmuebles y muebles en general, por ejemplo instalaciones edilicias, vehículos, artículos de oficina, dispositivos, insumos.
Propiedad intelectual, refiere a los archivos, informes, contratos, desarrollos informáticos, planos, bases de datos, y todo documento realizado para la empresa o sus clientes. La organización es libre de disponer de dichos bienes en forma exclusiva y de la manera que crea apropiada, siempre de acuerdo a la normativa legal vigente.
Quienes tengan asignados bienes de propiedad de la empresa son responsables por el buen uso, por la conservación y por la protección o custodia (si corresponde); en este sentido, no es suficiente con no dañarlos, no modificarlos, no tomarlos en préstamo y utilizarlos con fines diferentes al que fueron destinados; sino también la realización de acciones prudentes para su conservación, a saber: acciones básicas para prevenir riesgos, protegiéndolos de daños, pérdida, hurto, accidente etc.; y la realización de actividades previstas de mantenimiento (si corresponde); resultando importante además el uso eficiente de la energía mediante la implementación de acciones en lo cotidiano.
ASPECTOS GENERALES.
1.-Gobierno corporativo
El gobierno corporativo es el conjunto de principios, relaciones, normas y estructuras que permiten a la entidad llevar a cabo sus actividades orientadas al cumplimiento de sus objetivos. El desarrollo de este concepto refiere a la necesidad de considerar a los terceros interesados como parte de las personas a quienes debe rendirse cuenta por la actuación en la organización. Los terceros interesados son aquellos que, sin constituir parte de la dirección de la entidad, se entiende están interesados en la marcha de la empresa. Entre ellos, cabe mencionar: clientes, proveedores, empleados, asesores, accionistas, reguladores y la ciudadanía.
En particular, la aplicación de buenas prácticas de gobierno corporativo referidas a la ética, implica poder demostrar que:
- Se trabaja orientado a la satisfacción de clientes tanto externos como internos.
- Se actúa de acuerdo al interés general, haciendo primar el mismo frente al interés particular.
- Se actúa con legalidad y transparencia frente a los superiores, pares y a terceros interesados.
- La conducta es: honesta, íntegra y orientada a los objetivos de la organización.
- No se divulga, sin la correspondiente autorización, información de la entidad que pueda provocar un perjuicio a la misma, salvo excepciones legales.
- No se utiliza información privilegiada en beneficio propio.
- Los recursos humanos a todo nivel, incluyendo directores y cuerpo gerencial, cuentan y actúan con la competencia necesaria para el ejercicio del cargo encomendado.
- Se está en condiciones de rendir cuentas de actuación a los terceros interesados que lo soliciten, siempre de acuerdo a la normativa legal, contractual y reglamentaria.
- Se aseguran buenas prácticas y eficiencia en la contratación con terceros y en la operativa en general.
- Se asegura por parte de la dirección su compromiso con la adecuada tramitación de información o denuncias acerca de: prácticas ilegales o indebidas, fraudes, corrupción o sospecha de la existencia de los referidos hechos.
2.- Prácticas de Corrupción; Fraude; Lavado de Dinero, financiamiento del terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva.
Cuando se tenga conocimiento o sospecha de prácticas corruptas o fraudulentas, así como cualquier indicio de lavado de dinero, financiamiento del terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva se deberá informar inmediatamente para que la Organización actúe siguiendo los mecanismos internos preventivos, de contralor y disciplinarios previstos en el Manual de Prevención del riesgo de lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva y el Procedimiento de Investigación Administrativa o similar. Se propiciarán las mayores garantías o protección para quien inicia el proceso como quien sea objeto del mismo.
En todos los casos, Conafin Afisa verificará la adecuada justificación de la procedencia de los fondos e informará a la autoridad competente de aquellas operaciones en las que existan indicios de legitimación de activos provenientes de actividades delictivas. En particular, se considerarán las normas de la Unidad de Información y Análisis Financiero del BCU y toda otra normativa o regulación de dicha institución referida a operaciones que puedan constituir lavado de activos, financiamiento de terrorismo y/o proliferación de armas de destrucción masiva.
Sin perjuicio del respeto que se debe mantener sobre otras disposiciones vigentes como ser el secreto profesional, los trabajadores deben colaborar diligentemente con las autoridades competentes en las investigaciones sobre actividades concernientes al lavado de activos, financiamiento del terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva; realizando las denuncias pertinentes en el caso de detectar algún indicio de acción sospechosa y negando cualquier tipo de asistencia hacia quien pretenda realizarla.
Los altos mandos de la empresa tomarán las precauciones necesarias para brindar al personal capacitación sobre las últimas disposiciones en materia de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, conforme la normativa vigente en la materia, cumpliendo, además, con las exigencias de la autoridad banco centralista en referencia. Es responsabilidad de cada colaborador de la empresa el aprovechamiento de las instancias de capacitación organizadas por la organización así como su puesta en práctica en las tareas laborales diarias sin perjuicio de respetar las políticas y procedimientos vigentes en la empresa.
3.- Vínculos de parentesco:
Se considera vínculo de parentesco para el presente Código, hasta el cuarto grado de consanguinidad o tercero de afinidad, por matrimonio o unión concubinaria.
Se entiende la existencia de vínculos de parentesco entre personas que desempeñan actividades en las mismas oficinas de la empresa o con terceras personas intervinientes en un proceso de contratación que pudieren generar un menoscabo a los principios de buena fe e imparcialidad o configuren un actuar con abuso o desviación de poder. Por tales motivos, se deberá prevenir y evitar este tipo de situaciones que pueden resultar en una colisión de intereses públicos con los privados.
Si la situación ofrece dudas, en cuanto a poder separar los intereses colectivos de los privados, se deberá informar de ello, a fin de que éste adopte la decisión que corresponda. El ejercicio del deber de informar se formaliza y solo tiene efecto con la presentación de una nota escrita elevada al superior jerárquico.
4.- Obsequios y favores:
En el contexto laboral, pueden presentarse ofrecimientos de obsequios como muestra de aprecio, cortesía o con intención de forjar relaciones inter empresariales o comerciales. No obstante, estas atenciones deben ser evaluadas por la Empresa, para asegurar que no atentan contra el principio de imparcialidad y su buen nombre y reputación.
Por lo antedicho, no está permitido solicitar o aceptar dinero, dádivas, beneficios directa o indirectamente, para sí o para terceros, excepto recibir obsequios en las siguientes hipótesis, consideradas como “regalos o beneficios permitidos”:
A) los reconocimientos protocolares recibidos de gobiernos, organismos internacionales o entidades sin fines de lucro, en las condiciones en que la ley o la costumbre admitan esos beneficios;
B) los gastos de viaje y estadía recibidos de gobiernos, empresas de enseñanza o entidades sin fines de lucro, para el dictado de conferencias, cursos o actividades académicas o culturales, o la participación en ellas, siempre que ello no resultare incompatible con las tareas o cargo que ocupa o prohibido por normas especiales; y
C) las atenciones de entidad razonable recibidas en oportunidad de las fiestas tradicionales en las condiciones que los usos y costumbres las admitan.
No obstante, las excepciones previstas están sujetas a políticas organizacionales en tanto la regulación y destino de tales beneficios; cada colaborador en oportunidad de recibir regalos o atenciones anteriormente expuestas; deberá informar de dicha situación, para determinar la política organizacional aplicable al caso en concreto.
5.- Casos de dudas:
En el normal desempeño de la función es posible que se enfrenten situaciones donde se desconozca la regla a seguir, o se presenten circunstancias que generan dudas acerca del mejor modo de actuar.
En esas hipótesis, se podrá consultar al jerarca respectivo o cualquier otra persona de Conafin Afisa, en un cargo principal, o un representante de Asuntos Legales, de Auditoría Interna, o de Recursos Humanos.
6.- Denuncia o sospechas de fraude:
En caso de una denuncia o sospecha de fraude, el Directorio de CONAFIN AFISA actuará en coordinación con el Comité de Auditoría y el Área Legal y podrá constituir un Comité de Ética que tendrá como principal objetivo, sugerir la forma de actuación, investigación, resolución, o la utilización de los mecanismos organizacionales que sean de aplicación. Sus miembros serán determinados en función del caso de que se trate, pero tendrá una integración mínima de tres personas. En todos los casos se requerirá asesoramiento legal.
El Comité designado “ad hoc” tendrá la función de analizar las situaciones que se le presenten- lo que realizará en forma reservada y con deber de confidencialidad -, así como plantear un curso de acción a seguir, el que comunicará al Directorio o Comité de Auditoría, según quien fuese su convocante. El Directorio confirmará o modificará el curso de acción planteado a seguir.
7.- Consecuencias del apartamiento del Código de Ética
La contravención a los principios y reglas enunciados en el presente Código de Ética, debidamente comprobada con las garantías del debido proceso, aparejará consecuencias disciplinarias, sin perjuicio de las posibles derivaciones en materia de responsabilidad civil y/o penal.
8.- Notificación al Personal
El presente Código, así como sus sucesivas modificaciones será notificado a todo el personal, suscribiendo su adhesión mediante comunicación escrita, las que se conservarán en los registros de la empresa.
